Note on working with PDFs and digital signatures

Adobe Global Guide to Electronic Signature Law
Adobe Global Guide to Electronic Signature Law

Portable Document Format (PDF) files are a pretty standard element in academic and business life these days. It is sort of a compromise, a tool for living life that is partly based on traditional paper documents and their conventions, and part on new, digital functionalities. A PDF file should maintain the appearance of the document same, as moved from device to device and user to user, and it can facilitate various more advanced functionalities.

One such key function is ability to sign a document (an agreement, a certificate, or such) with digital signatures. This can greatly speed up many critical processes in contemporary, global, mobile and distributed lives of individuals and organisations. Rather than waiting for a key person to arrive back from trip to their office, to physically use pen and paper to sign a document, a PDF document version of the document (for example) can be just mailed to the person, who then adds their digital signature to the file, saves, and sends the signed version back.

In legal and technical terms, there is nothing stopping from moving completely to using digital signatures. There are explanations of the legal situation e.g. here:

And Adobe, the leading company in electronic documents business, provides step-by-step instructions on how to add or generate the cryptographic mechanisms to ensure the authenticity of digital signatures in PDFs with their Acrobat toolset:

According to my experience, most contracts and certificates still are required to be signed with a physical pen, ink, and paper, even while the digital tools exist. The reasons are not legal or technical, but rather rooted in organisation routines and processes. Many traditional organisations are still not “digital” or “paperless”, but rather build upon decades (or: centuries!) of paper-trail. If the entire workflow is built upon the authority of authentic, physically signed contracts and other legal (paper) documents, it is hard to transform the system. At the same time, the current situation is far from optimal: in many cases there is double work, as everything needs to exist both as the physical papers (for signing, and for paper-based archiving), and then scanned into PDFs (for distribution, in intranets, in email, in other electronic archives that people use in practice).

While all of us can make some small steps towards using digital signatures and get rid of the double work (and wasting of natural resources), we can also read about the long history of “paperless office” – a vision of the future, originally popularized by a Business Week article in 1975 (see: https://en.wikipedia.org/wiki/Paperless_office and the 2001 critique by Sellen & Harper: https://mitpress.mit.edu/books/myth-paperless-office).

And, btw, a couple of useful tips:

#Tampere3: suuri lupaus, turhia sääntöjä

Tampere3-työnimellä valmisteltu kolmen tamperelaisen korkeakoulun fuusio on lähestymässä uutta vaihetta: 20.4.2017 on tarkoitus pitää uuden yliopistosäätiön perustamisen allekirjoitustilaisuus Tampereella. Yhdistyminen on historiallinen ja osaltaan näyttää suuntaa korkeakoulukentän kehitykselle laajemminkin. Maanantaina 10.4. säätiön perustamiskirjaa ja sääntöluonnokseen tehtyjä muutoksia käsitellään Tampereen kaupunginhallituksen kokouksessa, missä yhteydessä hyväksyttäväksi tarkoitetut asiakirjat ovat tulleet ensimmäistä kertaa julkisesti saataville. Näitä, lopullisiksi tarkoitettuja versioita on nyt siis vasta mahdollista tarkastella, kommentoida ja käydä niistä julkista keskustelua. Esitetyssä muodossaan säätiön säännöissä on valitettavasti useita ongelmia. Aluksi hieman taustaa.

Tampere3-fuusioprosessissa on ollut monia vaiheita, kuten tällaisissa laajoissa ja monimutkaisissa hankkeissa usein on. Olen itse seurannut hankkeen etenemistä keväästä 2016 lähtien tiiviisti OKM:n asettaman Tampere3-ohjausryhmän jäsenenä. Ohjausryhmään on ollut nimettynä jäseniksi ministeriön asiantuntijoita, kolmen korkeakoulujen rehtorit, sekä yliopistoyhteisön ja hankeorganisaation edustajia. Itse toin työryhmään tieteellistä työtä johtavan professorikunnan sekä laajemmin yliopistojen henkilöstön näkökantoja. Kevään ja kesän aikana uudelle yliopistolle sekä sen ja ammattikorkeakoulun muodostamalle konsernille hahmoteltiin kunnianhimoinen visio monialaisena ja poikkitieteisenä, uusia uria aukovana korkeakouluna, missä tehdään tiedettä joka ammentaa käytännöistä, ja missä innovoidaan ympäröivän yhteiskunnan ja tutkimuksen vuoropuheluun perustuvaa, uudenlaista opetusta.

Syksyllä hanke ajautui kuitenkin vaikeuksiin ja marraskuussa 2016 uutisoitiin laajalti, että TTY-säätiön hallitus oli osaltaan päättänyt keskeyttää Tampere3-korkeakoulufuusion valmistelun. OKM:n Tampere3-ohjausryhmän viimeiseksi kokoukseksi jäi 14.10. pidetty kokous, missä vaiheessa esillä oli vielä näkemys, että säätiön perustaminen tapahtuisi joulukuun alussa, ja yliopistokonserni aloittaisi 1.1.2018. Erityisesti TTY:n johto peräänkuulutti yliopistoyhteisöiltä yhteistä näkemystä ”strategisesta johtamisjärjestelmästä”, realistisempaa aikataulua, sekä valtiolta lisärahaa niin siirtymävaiheen kustannuksiin kuin uuden yliopiston pääomittamiseen.

OKM:n, kolmen korkeakoulun hallitusten, niiden taustayhteisöjen ja Tampere3-säätiön perustajiksi sitoutuneiden lukuisten osapuolten (mm. Tampereen kaupunki ja Teknologiateollisuus ry.) väliset keskustelut, missä Tampere3-prosessi saatiin jälleen käynnistymään ovat ilmeisesti olleet monipolviset, mutta näistä vaiheista ei ole juurikaan tiedotettu, eikä OKM:n Tampere3-ohjausryhmää ole enää kutsuttu kertaakaan koolle. Opiskelijalehti Aviisi julkaisi 30.3. laajan artikkelin, missä hankkeen nykytilannetta ensimmäistä kertaa yksityiskohtaisemmin saatiin avattua (ks. http://www.aviisi.fi/2017/03/tampere-3-kulkee-kohti-maalia-erimielisyydet-haudattu-vahin-aanin/). Hankeen aikataulu näissä neuvotteluissa määriteltiin uudelleen siten että uuden yliopiston käynnistys olisi 2019 alusta, ja lisärahaakin oli luvassa – tosin tavoitellun 50 miljoonan sijaan siirtymävaiheeseen on ilmeisesti nyt luvattu 22 miljoonan euron rahoitus. Keskeinen kannustin neuvottelujen ripeään jatkamiseen vuoden vaihteen jälkeen lienee ollutkin raha: OKM:n ja tamperelaisten korkeakoulujen välisiin tulossopimuksiin on kirjattu lisärahoitus ehdollisena. Jos hankekokonaisuus ei etene sovitusti, ministeriö poistaa fuusion toteuttamiseen luvatun lisärahoituksen.

Yliopistoyhteisö on viime kuukaudet ollut odottavalla kannalla ja toivonut neuvottelujen johtavan viisaaseen lopputulemaan. Se, että säätiön perustamiseen ja Tampere3-yliopiston toteuttamiseen on nyt päädytty, on erittäin tervetullut uutinen, ja seuraavissa vaiheissa mahdollistaa katseen siirtämisen entistä selkeämmin itse tekemiseen; niin tutkimuksen, opetuksen kuin yhteisten tukipalvelujenkin valmistelun alueella henki on ymmärtääkseni ollutkin hyvä ja rakentava. Suurimpia kysymysmerkkejä on liittynyt siihen, millaista yliopistoa hallinnollisesti, tieteen autonomian ja eri tieteenalojen asiantuntemuksen kuulemisen näkökulmasta ollaan tekemässä.

Suomen perustuslaki takaa yliopistoille itsehallinnon, ja yliopistolaki täsmentää puitteet tälle yliopistojen itsehallinnolle, sekä vahvistaa niissä vallitsevan tutkimuksen, taiteen ja opetuksen vapauden. Nyt julki tulleet yliopistosäätiön säännöt vahvistavat yleisellä tasolla sitoutumisen näihin perusperiaatteisiin. Sääntöluonnoksessa on kuitenkin myös useita yksityiskohtia, jotka vaativat julkista keskustelua, ja mieluiten pikaisia korjauksia ennen säätiön perustamista. (Sääntöluonnos on saatavilla Tampereen kaupunginvaltuuston sivuilta: http://tampere.cloudnc.fi/fi-FI/Toimielimet/Kaupunginhallitus/Kokous_1042017/Saatioyliopiston_perustamiskirjan_ja_saa(17266) .)

Ensimmäinen tällainen ongelmakohta on §10 kirjaus, missä rehtori tai hänen määräämänsä toimii yliopiston monijäsenisen toimielimen (konsistorin) puheenjohtajana. Tämä sotii yliopiston itsehallintoa vastaan, ja tämä maininta tuleekin poistaa säätiön säännöistä. Myös asiassa konsultoidut perustuslakiasiantuntijat ovat todenneet, että konsistorin puheenjohtajana ei voi toimia sen ulkopuolinen henkilö. Kyse on periaatteellisesti tärkeästä asiasta: monijäseninen toimielin on se foorumi, mihin jäsenet valitaan lain mukaan kolmikannalla, eli siellä ovat edustettuna yliopiston professorit, muu henkilöstö ja opiskelijat – se on paikka missä kuuluu tiedeyhteisön oma ääni. Konsistori on hallituksen valitsemalle rehtorille keskeinen keskustelupartneri, mutta koska konsistori valitsee hallituksen, joka puolestaan nimittää rehtorin, ei rehtori voi siitäkään syystä toimia yliopistoyhteisöä edustavan konsistorin puheenjohtajana. (Edit: OKM toimitti allekirjoitustilaisuuteen kutsutuille 5.4.  päivätyn version säätiön sääntöluonnoksesta, missä tämä kohta olikin jo muutettu muotoon “Konsistorin puheenjohtajasta määrätään yliopiston johtosäännössä.” – Erittäin järkevä ja tervetullut korjaus!)

Toinen ongelmallinen kohta on §16 siirtymäsäännösten kirjaus, missä säätiön ensimmäisen hallituksen nimittävät nykyisten korkeakoulujen hallitukset, nimityskomitean esityksestä, siten että käytännön nimitysvalta on siirretty yliopiston ja tiedeyhteisön ulkopuolelle. Kuudesta nimityskomitean jäsenestä kolme olisi säätiön perustajien esittämiä henkilöitä, kolme yliopistoyhteisön, ja komitean puheenjohtajana mahdollisessa äänestystilanteessa ratkaisevassa roolissa toimisi perustajien, eli ulkopuolisten asettama jäsen. Tämä siirtäisi uuden yliopiston perustamisen ja sen linjausten muodostamisen kannalta strategisesti tärkeässä vaiheessa vallan pois yliopistojen ja tiedeyhteisön piiristä. Tämä kohta on tärkeä korjata yliopistolain mukaiseksi.

Kolmantena kohtana heti alussa, §2 säätiön tarkoituksen muotoiluun on tehty edellissyksyn sääntöluonnoksista poikkeava lisäys, missä uuden säätiöyliopiston toiminta esitetään perustuvaksi ”Tampereen yliopiston ja Tampereen teknillisen yliopiston tutkimukseen ja opetukseen, muun muassa korkeatasoiseen lääketieteeseen, taloustieteeseen, tekniikkaan ja yhteiskuntatieteisiin sekä näistä johdettaviin uudenlaisiin tutkimuksen ja opetuksen yhdistelmiin”. Tämä kirjaus on tarpeeton, koska se ei aidosti kata kaikkia niitä monia vahvoja tieteenaloja, joita näissä yliopistoissa (erityisesti Tampereen yliopistossa) harjoitetaan. Se on myös omiaan luomaan vaikutelman, että tässä pyritään määrittelemään uudelle yliopistolle profiilia ja painoaloja tavalla, joka kuuluu yliopiston oman päätäntävallan ja tieteen autonomian piiriin. Kohtaa voidaan halutessa jatkossa lukea siten, että säännöissä halutaan erikseen sulkea pois esimerkiksi humanististen tieteenalojen, tai kasvatustieteiden kaltaisten yhteiskunnan ja kulttuurimme kannalta olennaiset alat uuden monialayliopiston tulevaisuuden profiilista. Tämä olisi uutta yliopistoa ja sen monitieteistä potentiaalia merkittävästi kaventava ja heikentävä linjaus.

On erittäin harmillista, että yliopistoyhteisö ei ole voinut avoimesti osallistua säätiön lähtökohdista ja säännöistä käytävään keskusteluun. Lisäksi voi vain arvailla niitä tarkoitusperiä, miksi taustavalmisteluissa on päädytty esittämään säätiön sääntöihin sellaisia kirjauksia, mitä niihin ei yliopistolain ja tieteen autonomian mukaan kuulu. Aviisin yllä mainitussa haastattelussahan yliopistojen rehtorit korostivat, että uuden korkeakoulusäätiön säännöt ovat perustajien ja ministeriön välinen asia, joihin he eivät halua ottaa kantaa. Perustuslakiasiantuntijoiden kantaan nojaten Tampereen yliopiston puolelta myös korostetaan, että ristiriitatilanteissa yliopiston johtosääntö ylittää säätiön säännöt. Yliopiston toimintaan pitäisikin tehdä yksityiskohtaisempia linjauksia vain johtosäännössä, joka on valmisteltu yliopistolain ja yliopiston autonomian mukaisessa järjestyksessä. Kaikki edellä mainitut ongelmalliset yksityiskohdat ovatkin säätiön säännöissä täysin turhia lisäyksiä.

Nyt sääntöihin tutustuttuani oma henkilökohtainen kantani on, että parasta olisi korjata säätiön säännöistä nämä muutamat kauneusvirheet, ja perustaa vahva uusi tiede- ja opetusyliopisto sellaisille lähtökohdille, missä ei heti alkumetreillä ole pahoja valuvikoja. Asiantuntijat pystyvät epäilemättä jäljellä olevat muutamat ongelmakohdat korjaamaan tarvittaessa hyvin nopeasti, jos vain riittävää tahtoa perustajien ja ministeriön keskuudesta löytyy. Seuraavassa vaiheessa tämä keskustelu tulee käytäväksi ennen kaikkea Tampereen kaupunginhallituksessa, missä toivottavasti tehdään sellaisia päätöksiä, jotka kestävät tulevaisuudessa tehtävät kriittiset tarkastelut. Tarkennusten ja sääntöjen korjausten jälkeen uuden yliopiston rakennustyössä on mahdollista edetä selkeissä, yliopistolain takaamissa puitteissa. Kyse on mitä suurimmassa määrin luottamuksen synnyttämisestä kolmen erilaisen, eri tieteenaloja ja johtamiskulttuureja edustavan korkeakoulun yhdistyessä. Nyt nämä muutamat kyseenalaiset kirjaukset täysin turhaan uhkaavat nostaa kysymysmerkkejä hankkeen ja yliopiston tulevan menestyksen ylle.

(Edit: Tampereen kaupunginhallituksen asian käsittelystä ja siellä tehdystä ponsi-kirjauksesta kirjoittaa Jaakko Mustakallio täällä: http://jaakkomustakallio.fi/tampere-3-etenee-parempaan-suuntaan/)

10-year-update: my home pages

screenshot-2016-12-26-16-23-27Update: the new design is now live at: www.unet.fi. – My current university side home pages are from year 2006, so there is a decade of Internet and WWW evolution looming over them. Static HTML is not so bad in itself – it is actually fast and reliable, as compared to some more flaky ways of doing things. However, people access online content increasingly with mobile devices and getting a more “responsive” design (that is, web page design code that scales and adapts content into small or large screen devices differently) is clearly in order.

When one builds institutional home pages as part of the university or other organisation infrastructure, there are usually various technical limitations or other issues, so also in this case. While I have a small “personnel card” style, official contact page in our staff directory, I have wanted my personal home pages to include more content that would reflect my personal interests, publication activity, and to carry links to various resources that I find important or relevant. Our IT admin, however, has limited the WWW server technologies to a pretty minimal set, and there is not, for example “mod_rewrite” module loaded to the Apache that serves our home pages. That means that my original idea to go with a “flat file CMS” to create the new pages (e.g. Kirby: https://getkirby.com/) did not work. There was only one CMS that worked without mod_rewrite that I could find (CMSimple: https://www.cmsimple.org/), and testing that was pain (it was too clumsy and limited in terms of design templates and editing functions for my, non-coder tastes). The other main alternative was to set up a CMS that relies on an actual database (MySQL or similar), but that was forbidden from personal home pages in our university, too.

For a while I toyed with an idea that I would actually set up a development server of my own, and use it to generate static code that I would then publish on the university server. Jekyll (https://jekyllrb.com/) was most promising option in that area. I did indeed spend few hours (after kids have gone to bed) in setting up a development environment into my Surface Pro 4, building on top of the Bash/Ubuntu subsystem, adding Python, Ruby, etc., but there was some SSH public key signing bug that broke the connection to GitHub, which is pretty essential for running Jekyll. Debugging that road proved to be too much for me – the “Windows Subsystem for Linux” is still pretty much a work-in-progress thing. Then I also tried to set up an Oracle VM VirtualBox with WordPress built in, but that produced some other, interesting problems of its own. (It just also might be a good idea to use something a bit more powerful than Surface Pro for running multiple server, photo editing and other tools at the same time – but for many things, this tablet is actually surprisingly good.)

Currently, the plan is that I will develop my new home pages in WordPress, using a commercial “Premium” theme that comes with actual tutorials on how to use and adapt it for my needs (plus they promise support, when I’ll inevitably lose my way). In last couple of days, I have made decent progress using the Microsoft Webmatric package, which includes an IIS server, and pretty fully featured WordPress that runs on top of that (see: http://ivanblagojevic.com/how-to-install-wordpress-on-windows-10-localhost/). I have installed the theme of my choice, and plugins it requires, and started the selection and conversion of content for the new framework. Microsoft, however, has decided to discontinue Webmatrix, and the current setup seems bit buggy, which makes actual content production somewhat frustrating. The server can suddenly lose reading rights to some key graphics file, for example. Or a WordPress page with long and complex code starts breaking down at some point, so that it fails to render correctly. For example, when I had reached about the half way point in creating the code and design for my publications page, the new text and graphics started appearing again from the top of the page, on top of the text that was there already!

I will probably end up setting up the home pages into another server, where I can actually get a full Apache, with mod_rewrite, MySQL and other necessary functions for implementing WordPress pages. In UTA home pages there would then be a redirect code that would show the way to the new pages. This is not optimal, since the search engines will not find my publications and content any more under the UTA.fi domain, but this is perhaps the simplest solution in getting the functionalities I want to actually run as they should. Alternatively, there are some ways to turn a WordPress site into static HTML pages, which can then be uploaded to the UTA servers. But I do not hold my breath whether all WordPress plugins and other more advanced features would work that way.

Happy Geek Holidays!

Aamulehti: Tieteen autonomia ja uuden yliopiston hallinto

Aamulehti: Tampere3-kannanotto
Aamulehti: Tampere3-kannanotto

Kannanotto #Tampere3-yliopiston suunniteltuun hallintomalliin:

Aamulehti on uutisoinut (2.11.) yliopistoyhteisön huolesta, miten käy yliopistodemokratian Tampereen uudessa yliopistossa. Huolen syy, yliopistodemokratian perustava merkitys tieteelle ja yliopiston menestykselle, ei kuitenkaan käynyt jutusta selväksi. Yliopiston laatu, vaikuttavuus ja tuloksellisuus rakentuvat yliopiston autonomian sekä tutkimuksen ja opetuksen vapauden periaatteille.

Niin professorit, tutkimus- ja opetushenkilöstö kuin opiskelijatkin Tampereen yliopistoyhteisössä näkevät uuden Tampere3-yliopiston myönteisenä mahdollisuutena yhteistyöhön ja uusiin avauksiin. Monialaisuus ja -tieteisyys tarjoavat opetukselle, tutkimukselle, yhteiskunnalliselle vuorovaikutukselle ja innovaatioille hyvän kasvualustan. Uuden yliopiston perustamiseen ja sääntöihin liittyvät yksityiskohdat vaativat kuitenkin muutoksia.

Professorit tieteenalojensa johtajina kantavat huolta erityisesti huippuluokan tieteen tekemisen mahdollisuuksista. Yliopistolakiin ja perustuslakiin on kirjattu tieteen autonomia ja yliopistojen itsehallinto: itse itseään korjaavalla tiedeyhteisöllä on parhaat keinot tunnistaa tärkeät, uutta luovat tutkimusaiheet ja julkaista tulokset ilman ulkoista kontrollia ja sensuuria. Tästä peruslähtökohdasta tuskin on näkemyseroja uutta Tampere3-yliopistoa valmistelevien tahojen keskuudessa.

Tehokas, huippuluokan yliopisto edellyttää heti alusta lähtien tiedeyhteisön luottamukseen nojaavaa, vahvaa hallintoa. Luottamus syntyy, kun toimitaan yliopistolain mukaisesti: vaaleilla valittu monijäseninen toimielin konsistori valitsee hallituksen, joka puolestaan valitsee rehtorin operatiiviseksi johtajaksi.

Nyt sekä maan hallituksen lakiehdotukseen että yliopistosäätiön sääntöluonnokseen on kirjattu siirtymäsäännöksiä, jotka tarpeettomasti poikkeavat yliopistolaista. Kaavailtu hallituksen nimityskomitean kokoonpano siirtäisi vallan yliopistoyhteisön ulkopuolelle. Myös siirtymäkauden hallituksen jopa nelivuotiset kaudet lykkäävät lain mukaiseen nimitysprosessiin siirtymistä tarpeettomasti eteenpäin.

Säätiön säännöissä ei myöskään pidä rajoittaa tiedeyhteisöä edustavan konsistorin valtaa asettamalla sen puheenjohtajaksi rehtoria. Näin laajassa yliopistokokonaisuudessa on erityisen tärkeä varmistaa tieteellisen asiantuntemuksen vaikuttavuus johtamisjärjestelmässä, jotta monitieteisen kentän monet äänet saadaan rikastuttamaan ja tarvittaessa korjaamaan mahdollisia operatiivisen johdon sokeita pisteitä.

Tuore yliopistolain vaikutuksia arvioiva raportti osoitti, että johtajakeskeisempi johtamisjärjestelmä on etäännyttänyt yliopistoyhteisöä päätöksenteosta ja kärjistänyt johdon ja henkilöstön näkemyseroja. Opetus- ja kulttuuriministeri Sanni Grahn-Laasonen esitti arvion julkistamisen yhteydessä, että viesti on otettava vakavasti: on kehitettävä toimintakulttuuria ja johtamista vuorovaikutusta lisäävään suuntaan. Perustettava yliopisto voi näyttää tässä esimerkkiä uudella, sille soveltuvalla johtamisjärjestelmällä, jossa laajapohjainen tieteellinen asiantuntemus ja akateeminen osaaminen ovat strategian keskeisiä elementtejä.

Tiedeyhteisön ja perustajien halu ja pyrkimys tamperelaisen korkeakoulukokonaisuuden menestykseen ja kehittämiseen on vahva ja yhteinen. Kun luodaan uusi yliopisto, on erittäin tärkeä varmistaa, että siitä tulee autonomisen tieteenharjoittamisen kannalta ja perustuslain tarkoittamassa mielessä hyvä yliopisto.

Mari Hatavara, Frans Mäyrä

Kirjoittajat ovat Tampereen yliopiston professoreja ja kuuluvat Professoriliiton Tampereen yliopiston osaston johtokuntaan.

(Julkaistu Aamulehdessä ti 8.11.2016)

Tampere3: hyvä, vahva yliopisto?

(Päivitys: 3.11. uutisoitiin että Tampereen yliopiston hallitus lykkää Tampere3-päätöstä: http://www.aviisi.fi/2016/11/tampereen-yliopisto-lykkaa-paatosta-tampere-3sta/)

Olin kutsuttuna puhujana edustamassa professorikuntaa tämän päivän avoimessa ”Tampere3 NoSignal” -yhteisötapahtumassa, mistä koottuina muutamia terveisiä:

Professorit, tutkimus- ja opetushenkilöstö kuin opiskelijatkin Tampereen yliopistoyhteisön piirissä näkevät lähtökohtaisesti uuden Tampere3-yliopiston ja korkeakoulukonsortion erittäin myönteisenä mahdollisuutena kehitystyöhön ja uusiin avauksiin niin tutkimuksen, koulutuksen kuin yhteiskunnallisen vaikuttavuuden ja vuorovaikutuksen alueella. Nyt Tampereen kaupungin käsittelyn yhteydessä julkisen keskustelun kohteeksi nousseet, säätiöyliopiston perustamiseen ja sääntöihin liittyvät yksityiskohdat vaativat kuitenkin vielä pikaista reagointia. (Linkki Tampere3-materiaaleihin Tampereen kaupungin sivuilla.)

Professorit oman tieteenalojensa johtajanroolinsa kautta kantavat huolta erityisesti huippuluokan tieteen tekemisen mahdollisuuksista. Uusi Tampere3-yliopisto on paitsi suurempi myös paljon laaja-alaisempi kuin mikään nykyinen korkeakoulumme. Kunnianhimoisessa kokonaisuudessa on huomioitava niin humanististen, yhteiskuntatieteisten, luonnontieteisten, kuin myös teknologiatutkimuksen ja lääketieteen eri alojen toiminnan erityispiirteet.

Yliopistolakiin ja perustuslakiin on kirjattu tieteen autonomia ja yliopistojen itsehallinto: itse itseään korjaavalla tiedeyhteisöllä on parhaat keinot tunnistaa tärkeät tutkimusaiheet ja julkaista tulokset ilman ulkoista kontrollia ja sensuuria. Uskon että tästä peruslähtökohdasta ei ole syviä näkemyseroja uutta Tampere3-yliopistoa valmistelevien tahojen keskuudessa. Sävyeroja ja painotuseroja kuitenkin on havaittu. Kaikki osapuolet epäilemättä tavoittelevat menestyksellisesti toimivaa yliopistoa, mutta yliopisto- ja organisaatiokulttuureissa on havaittavissa selkeitä eroja.

Tampereen yliopiston professorien ja laadukkaan tieteentekemisen kannalta on tärkeää, että uudelle yliopistolle heti alusta lähtien luodaan tiedeyhteisön luottamukseen nojaava, vahva hallinto. Tämä luottamus syntyy luontevasti, kun toimitaan yliopistolain mukaisesti, eli vaaleilla valittu monijäseninen toimielin valitsee hallituksen, joka puolestaan valitsee rehtorin toteuttamaan operatiivista johtamista.

Nyt sekä hallituksen yliopistolakiesitysluonnokseen, että yliopistosäätiön sääntöluonnokseen on kirjattu siirtymäsäännöksiä, jotka tarpeettomasti poikkeavat yliopistolaista. Esimerkiksi säätiön säännöissä kaavaillaan, että uuden hallituksen nimityskomitea on kuusijäseninen, joista yliopistoyhteisön edustajat jäävät vähemmistöön, kun puheenjohtajaksi ollaan asettamassa säätiön perustajien edustajaa. Yliopistolain mukaan säätiöyliopiston hallituksen jäsenistä kuitenkin neljän tulee olla yhteisön piiristä tai heidän asettamanaan – kolme jäsentä valitaan perustajien asettamista ehdokkaista. Periaate tiedeyhteisön vahvasta, tieteen autonomiaa kunnioittavasta päätöksentekoroolista on lain kirjauksessa selvä, mutta säätiön sääntöluonnoksen kirjaus nimityskomitean puheenjohtajasta sotii tätä periaatetta vastaan.

Vahvaa tieteellisen asiantuntijayhteisön näkemystä ja vaikuttamismahdollisuutta voivat – ja pitää – toki hallituksessa edistää sekä yliopistoyhteisön nimeämät, että perustajien nimeämät asiantuntijat, mikäli he aidosti edustavat säätiöyliopistolain mukaisesti “toimialaan kuuluvien tieteiden ja taiteiden sekä yhteiskuntaelämän kotimaista ja kansainvälistä korkeimman tason asiantuntemusta”. Tampere3-yliopiston säätiön perustajiksi on sitoutumisensa ilmaissut poikkeuksellisen laaja ja monialainen joukko tärkeitä yhteiskunnan eri ulottuvuuksia edustavia toimijoita. Tiedeyhteisön ja perustajien halu ja pyrkimys tamperelaisen korkeakoulukokonaisuuden menestykseen ja kehittämiseen on vahva ja yhteinen.

On kuitenkin muistettava, että tieteellisen asiantuntemuksen tiukat vaatimukset puhuvat painokkaasti sen puolesta, että yliopiston hallituksen valinnassa tiedeyhteisön asettamien edustajien näkemyksillä on oltava viimeinen sana, eli nimitystoimikunnan puheenjohtajan on oltava tiedeyhteisön nimittämä.

Säätiön säännöissä ei myöskään pidä säätää tarpeettomasti sellaisista asioista, jotka kuuluvat tieteen autonomian piiriin, ja joista valittu säätiöyliopiston monijäseninen elin ja sen nimittämä hallitus voivat linjata yliopiston johtosäännössä. Tällainen yksityiskohta on sääntöluonnoksen kirjaus, että rehtori (tai nimittämänsä) toimii konsistorin puheenjohtajana.

Uusi yliopisto tarvitsee uuden, sille soveltuvan johtamisjärjestelmän. “Akateemisen hallituksen” (konsistorin), säätiöyliopiston hallituksen ja tiedekuntien välinen tehtävienjako voidaan parhaiten määritellä johtosääntötyössä kokonaisuutena.

Pelkästään lähitieteiden välillä voi olla merkittäviä eroja siinä, miten tieteellinen erinomaisuus alalla parhaiten varmistetaan ja miten sitä toteutetaan ja arvioidaan. Näin laajassa yliopistokokonaisuudessa on erityisen tärkeä varmistaa tieteellisen asiantuntemuksen vaikuttavuus johtamisjärjestelmässä. Vahvat tiedekunnat ja “akateeminen hallitus” (konsistori), jolla on oma äänensä ja oma puheenjohtajansa (kuten onkin Aallossa, provosti) on tarpeen: vain siten monitieteisen kentän monet äänet saadaan rikastuttamaan ja tarvittaessa korjaamaan mahdollisia operatiivisen johdon sokeita pisteitä.

Lopuksi: on erittäin hyvä, jos Tampere3 on nyt siirtymässä pitkään jatkuneesta epäselvästä välitilasta selkeään toteutusvaiheeseen – mutta kun luodaan uusi yliopisto, on erittäin tärkeä varmistaa, että siitä tulee autonomisen tieteenharjoittamisen kannalta ja perustuslain tarkoittamassa mielessä hyvä yliopisto.

Linkki, yliopistolaki: http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2009/20090558.

Call for applications: Editor-in-Chief, Fafnir – Nordic Journal of Science Fiction and Fantasy Research

Apply Now for the Editor-in-Chief of Fafnir – Nordic Journal of Science Fiction and Fantasy Research

The position of the editor-in-chief in Fafnir – Nordic Journal of Science Fiction and Fantasy Research is now open from 1 January 2017. Currently, the journal has two editors-in-chief who will continue in their posts in 2017.

The journal

Fafnir – Nordic Journal of Science Fiction and Fantasy Research is a peer-reviewed, interdisciplinary academic journal published by the Finnish Society of Science Fiction and Fantasy Research (Suomen science fiction- ja fantasiatutkimuksen seura ry, http://finfar.org) from 2014 onwards. The journal is published in electronic format four times a year.
Fafnir aims at serving as an international forum for scholarly exchange on science fiction and fantasy and for discussion on current issues on the field. In order to achieve this, the journal introduces and develops research focusing on science fiction and fantasy literature, audiovisual art and media, games, and fan culture by providing an interdisciplinary perspective into the research within these genres. Fafnir publishes various texts ranging from peer-reviewed research articles to short overviews, essays, interviews, opinion pieces and academic book reviews on any subject suited to the paper. The main language of the journal is English, but articles are also published in Finnish or in the Scandinavian languages.

Publication Forum for the Federation of Finnish Learned Societies has given Fafnir Level 1 Classification as an academic publication channel important in Finnish research perspective. Fafnir is indexed in MLA International Bibliography and international The Science Fiction and Fantasy Research Database (SFFRD).

Read more about the journal at journal.finfar.org.

The editor-in-chief

Fafnir now seeks an editor-in-chief who is familiar with the field of speculative fiction. Experience working with the publishing process of an academic journal and with electronic journals is desirable but not essential.

The post as an editor-in-chief of Fafnir offers an excellent vantage point to the field of speculative fiction and an opportunity for the international scholarly exchange. As an editor-in-chief, you get an opportunity to develop the journal and to promote the visibility of the science fiction and fantasy research.

The three editors-in-chief are in charge of the general academic emphasis of the journal and of the content of individual issues in co-operation with the advisory board. The editors-in-chief also usually author the editorial of each issue.

The editors-in-chief work closely with the 16-membered advisory board and the sub-editor, whose main responsibility is the visual editing of the journal and publishing it online.

The editors-in-chief are not paid any money.

The Application

Please write a short (maximum one page in length) description of yourself and your reasons for applying the post as the editor-in-chief of Fafnir.
Send your application at the latest 30 November 2016 either by email to submissions@finfar.org OR by mail to the address Finfar c/o Jyrki Korpua, Teljotie 12, 90560 Oulu, FINLAND.

The board of the Finnish Society of Science Fiction and Fantasy Researchers will choose the new editor-in-chief in 5 December 2016 and the applicants are informed of the decision by 7 December 2016.

For more information on the application process, please contact
Aino-Kaisa Koistinen, aino-kaisa.koistinen@jyu.fi
Jyrki Korpua, jyrki.korpua@oulu.fi
Hanna-Riikka Roine, hanna.roine@uta.fi

Tech Tips for New Students

Working cross-platform
Going cross-platform: same text accessed via various versions of MS Word and Dropbox in Surface Pro 4, iPad Mini (with Zagg slim book keyboard case), Toshiba Chromebook 2, and iPhone 6 Plus, in the front.

There are many useful practices and tools that can be recommended for new university students; many good study practices are pretty universal, but then there are also elements that relate to what one studies, where one studies – to the institutional or disciplinary frames of academic work. A student that works on a degree in theoretical physics, electronics engineering, organic chemistry, history of the Middle Ages, Japanese language or business administration, for example, all will probably have elements in their studies that are unique to their fields. I will here focus on some simple technicalities should be useful for many students in the humanities, social sciences or digital media studies related fields, as well as for those in our own, Internet and Game Studies degree program.

There are study practices that belong to the daily organisation of work, to the tools, the services and software that one will use, for example. My focus here is on the digital tools and technology that I have found useful – even essential – for today’s university studies, but that does not mean I would downplay the importance of non-digital, informal and more traditional ways of doing things. The ways of taking notes in lectures and seminars is one thing, for example. For many people the use of pen or pencil on paper is absolutely essential, and they are most effective when using their hands in drawing and writing physically to the paper. Also, rather than just participating in online discussion fora, having really good, traditional discussions in the campus café or bar with the fellow students are important in quite many ways. But taken that, there are also some other tools and environments that are worth considering.

It used to be that computers were boxy things that were used in university’s PC classes (apart from terminals, used to access the mainframes). Today, the information and communication technology landscape has greatly changed. Most students carry in their pockets smartphones that are much more capable devices than the mainframes of the past. Also, the operating systems do not matter as much as they did only a few years ago. It used to be a major choice whether one went and joined the camp of Windows (Microsoft-empowered PC computers), that of Apple Macintosh computers, those with Linux, or some other, more obscure camp. The capabilities and software available for each environment were different. Today, it is perfectly possible to access same tools, software or services with all major operating environments. Thus, there is more freedom of choice.

The basic functions most of us in academia probably need daily include reading, writing, communicating/collaborating, research, data collecting, scheduling and other work organisation tasks and use of the related tools. It is an interesting situation that most of these tasks can be achieved already with the mobile device many of us carry with us all the time. A smartphone of iOS or Android kind can be combined with an external Bluetooth keyboard and used for taking notes in the lectures, accessing online reading materials, for using cloud services and most other necessary tasks. In addition, smartphone is of course an effective tool for communication, with its apps for instant messaging, video or voice conferencing. The cameraphone capabilities can be used for taking visual notes, or for scanning one’s physical notes with their mindmaps, drawings and handwriting into digital format. The benefit of that kind of hybrid strategy is it allows taking advantage both of the supreme tactile qualities of physical pen and paper, while also allowing the organisation of scanned materials into digital folders, possibly even in full-text searchable format.

The best tools for this basic task of note taking and organisation are Evernote and MS OneNote. OneNote is the more fully featured one – and more complex – of these two, and allows one to create multiple notebooks, each with several different sections and pages that can include text, images, lists and many other kinds of items. Taking some time to learn how to use OneNote effectively to organise multiple materials is definitely worth it. There are also OneNote plugins for most internet browsers, allowing one to capture materials quickly while surfing various sites.

MS OneNote
MS OneNote, Microsoft tutorial materials.

Evernote is more simple and straightforward tool, and this is perhaps exactly why many prefer it. Saving and searching materials in Evernote is very quick, and it has excellent integration to mobile. OneNote is particularly strong if one invests to Microsoft Surface Pro 4 (or Surface Book), which have a Surface Pen that is a great note taking tool, and allows one to quickly capture materials from a browser window, writing on top of web pages, etc. On the other hand, if one is using an Apple iPhone, iPad or Android phone or tablet, Evernote has characteristics that shine there. On Samsung Note devices with “S Pen” one can take screenshots and make handwritten notes in mostly similar manner than one can do with the MS Surface Pen in the Microsoft environment.

In addition to the note solution, a cloud service is one of the bedrocks of today’s academic world. Some years ago it was perfectly possible to have software or hardware crash and realize that (backups missing), all that important work is now gone. Cloud services have their question marks regarding privacy and security, but for most users the benefits are overwhelming. A tool like Dropbox will silently work in the background and make sure that the most recent versions of all files are always backed up. A file that is in the cloud can also be shared with other users, and some services have expanded into real-time collaboration environments where multiple people can discuss and work together on shared documents. This is especially strong in Google Drive and Google Docs, which includes simplified versions of familiar office tools: text editor, spreadsheet, and presentation programs (cf. classic versions of Microsoft Office: Word, Excel, and PowerPoint; LibreOffice has similar, free, open-source versions). Microsoft cloud service, Office 365 is currently provided for our university’s students and staff as the default environment free of charge, and it includes the OneDrive storage service as well as Outlook email system, and access to both desktop as well as cloud-hosted versions of Office applications – Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, and OneNote Online. Apple has their own iCloud system, with Mac office tools (Pages, Numbers, and Keynote) also can be operated in browser, as iCloud versions. All major productivity tools have also iOS and Android mobile app versions of their core functionalities available. It is also possible to save, for example, MS Office documents into the MS OneCloud, or into Dropbox – a seamless synchronization with multiple devices and operating systems is an excellent thing, as it makes possible to start writing on desktop computer, continue with a mobile device, and then finish things up with a laptop computer, for example.

Microsoft Windows, Apple OS X (Macintosh computers) and Linux have a longer history, but I recommend students also having a look at Google’s Chrome OS and Chromebook devices. They are generally cheaper, and provide reliable and very easy to maintain environment that can be used for perhaps 80 % or 90 % of the basic academic tasks. Chromebooks work really well with Google Drive and Google Docs, but principally any service that be accessed as a browser-based, cloud version also works in Chromebooks. It is possible, for example, to create documents in Word or PowerPoint Online, and save them into OneDrive or Dropbox so that they will sync with the other personal computers and mobile devices one might be using. There is a development project at Google to make it possible to run Android mobile applications in Chrome OS devices, which means that the next generation of Chromebooks (which will all most likely support touchscreens) will be even more attractive than today’s versions.

For planning, teamwork, task deadlines and calendar sharing, there are multiple tools available that range from MS Outlook to Google Calendar. I have found that sharing of calendars generally works easier with the Google system, while Outlook allows deeper integration into organisation’s personnel databases etc. It is really good idea to plan and break down all key course work into manageable parts and set milestones (interim deadlines) for them. This can be achieved with careful use of calendars, where one can mark down the hours that are required for personal, as well as teamwork, in addition to lectures, seminars and exercise classes your timetable might include. That way, not all crucial jobs are packed next to the end of term or period deadlines. I personally use a combination of several Google Calendars (the core one synced with the official UTA Outlook calendar) and Wunderlist to-do list app/service. There are also several dedicated project management tools (Asana, Trello, etc.), but mostly you can work the tasks with basic tools like Google Docs, Sheets (Word, Excel) and then break down the tasks and milestones into the calendar you share with your team. Communications are also essential, and apart from email, people today generally utilize Facebook (Messenger, Groups, Pages), Skype, WhatsApp, Google+/Hangouts, Twitter, Instagram and similar social media tools. One of the key skills in this area is to create multiple filter settings or more fine-grained sharing settings (possibly even different accounts and profiles) for professional and private purposes. The intermixing of personal, study related and various commercial dimensions is almost inevitable in these services, which is why some people try to avoid social media altogether. Wisely used, these services can be nevertheless immensely useful in many ways.

All those tools and services require accounts and login details that are easily rather unsafe, by e.g. our tendency to recycle same or very similar passwords. Please do not do that – there will inevitably be a hacking incident or some other issue with some of those services, and that will lead you into trouble in all the others, too. There are various rules-based ways of generating complex passwords for different services, and I recommend using two-factor authentication always when it is available. This is a system where typically a separate mobile app or text messages act as a backup security measure whenever the service is accessed from a new device or location. Life is also much easier using a password manager like LastPass or 1Password, where one only needs to remember the master password – the service will remember the other, complex and automatically generated passwords for you. In several contemporary systems, there are also face recognition (Windows 10 Hello), fingerprint authentication or iris recognition technologies that are designed to provide a further layer of protection at the hardware level. The operating systems are also getting better in protecting against computer viruses, even without a dedicated anti-virus software. There are multiple scams and social engineering hacks in the connected, online world that even the most sophisticated anti-virus tools cannot protect you against.

Finally, a reference database is an important part of any study project. While it is certainly possible to have a physical shoebox full of index cards, filled with quotes, notes and bibliographic details of journal articles, conference papers and book chapters, it is not the most efficient way of doing things. There are comprehensive reference database management services like RefWorks (supported by UTA) and EndNote that are good for this job. I personally like Zotero, which exists both as cloud/browser-based service in Zotero.org, but most importantly allows quick capture of full reference details through browser plugins, and then inserting references in all standard formats into course papers and thesis works, in simple copy-paste style. There can also be set up shared, topics based bibliographic databases, managed by teams in Zotero.org – an example is Zotero version of DigiPlay bibliography (created by Jason Rutter, and converted by Jesper Juul): https://www.zotero.org/groups/digiplay .

As a final note, regardless of the actual tools one uses, it is the systematic and innovative application of those that really sets excellent study practices apart. Even the most cutting edge tools do not automate the research and learning – this is something that needs to be done by yourself, and in your individual style. There are also other solutions, that have not been explored in this short note, that might suit your style. Scrivener, for example, is a more comprehensive “writing studio”, where one can collect snippets of research, order fragments and create structure in more flexible manner than is possible than in e.g. MS Word (even while its Outline View is too underused). The landscape of digital, physical, social and creative opportunities is all the time expanding and changing – if you have suggestions for additions to this topic, please feel free to make those below in the comments.